Ademar Bogo – Como fazer uma reunião

Trecho retirado do livro “Trabalho de Base” organizado por Ranulfo Peloso, o texto é autoria de Ademar Bogo, escrito em 2000.

Transcrição de Andrey Santiago.

É normal nos depararmos com uma situação, em que não sabemos mais como seguir em frente em uma reunião. Isto ocorre por diferentes razões que podem estar na deficiência de preparação, na colocação dos assuntos sem a definição de objetivos claros, ou até mesmo por ser o coordenador de baixa capacidade e não conseguir dinamizar a reunião.

Neste sentido é que se torna importante, sempre que alguém convocar ou coordenar uma reunião, deve, além de preparar-se, convocar outras pessoas para ajudá-lo.

Para que uma reunião alcance êxitos devemos nos propor a entender três aspectos: o que é, como se prepara e como se conduz uma reunião.

O que é uma reunião

A reunião é um momento onde um grupo se encontra para discutir, avaliar e tomar decisões. Isto se quisermos tratar apenas do aspecto racional da organização e do ser humano.

Se quisermos valorizar de fato as pessoas que compõe o grupo e a organização, devemos considerar outras dimensões da vida humana que procuram através da reunião, buscar satisfações para os aspectos que não dizem respeito simplesmente ao lado político, mas também sentimental, emotivo etc.

Muitos militantes e dirigentes acreditam que a reunião se resume na parte do encontro e discussão dos pontos previstos, mas se enganam profundamente. Isto porque, para se fazer uma reunião de duas horas, provavelmente se necessite trabalhar cinco e até dez vez mais na sua preparação. Há estudiosos que afirmam que as razões para uma boa reunião se encontram: 50% no que se faz antes dela começar. Mais um percentual de 30% cabe ao bom coordenador e apenas 20% está sob responsabilidade dos participantes, para que a reunião seja de fato um sucesso.

Poderíamos destacar sete linhas específicas para que se faça uma boa reunião.

Definir os objetivos da reunião e preparar a pauta.
Convocar antecipadamente os participantes.
Preparar o local que sempre deve ser confortável, de fácil acesso e que cause boa impressão.
Prever o horário certo de iniciar e de terminar evitando desgastes.
O coordenador deve manter a ordem dos pontos a serem discutidos e dar oportunidade a todos para emitirem sua opinião dentro do prazo estabelecido.
Encaminhar corretamente as definições com distribuição de tarefas.
Avaliar o desempenho para saber o que se deve melhorar.

Como se prepara uma reunião

A reunião para ser bem realizada precisa ser preparada com antecedência. Não basta marcar a data da reunião na agenda e ficar a espera de que chegue o dia e o horário marcado.

Reunir uma equipe de preparação

A equipe de preparação será responsável e a garantia de que a reunião sairá bem-feita. Para isto deverá seguir determinados passos.

Retomar ou definir os objetivos a serem alcançados com a reunião.

Não podemos entrar em uma reunião sem termos clareza do que queremos alcançar com ela, embora muitas vezes o resultado alcançado seja diferente do que pensamos, mas o importante é chegarmos a um resultado concreto. Poderíamos dizer que temos dois tipos de objetivos em cada reunião: o primeiro podemos chamar de objetivos gerais que são amplos e atendem as linhas políticas da organização. O segundo, podemos chamar de objetivos específicos que são aqueles determinados pela reunião ou para cada ponto de pauta.

Preparar a pauta da reunião.

A pauta nada mais é do que o alinhamento dos pontos que queremos discutir com todos os itens, de preferência com os objetivos a serem alcançados e a metodologia a ser utilizada para se fazer a discussão e aprovação de cada ponto, inclusive com tempo determinado.

Sempre deve-se prever um espaço para que os presentes na reunião possam acrescentar algum assunto que por ventura não se possa adiar. Isto é feito no momento da apresentação da pauta.

Definir data, local e as equipes de trabalho

Definido a data, deve-se pensar no local que seja de fácil acesso e tenha condições adequadas para se fazer uma boa reunião. Não precisa ser um lugar luxuoso, é importante que seja confortável ou pelo menos que tenha as condições mínimas, como: bancos para sentar, sala ou local ventilado, banheiros próximos, luz, se a reunião for à noite, água potável para beber etc.

Visto isto, deve-se pensar nas equipes que irão contribuir para a realização da reunião. Para isto é necessário distribuir tarefas entre todos. Inicia-se pelo estabelecimento das tarefas:

Confecção e distribuição dos convites

Impressão da pauta e demais materiais

Ornamentação e preparação do local

Animação da reunião

Alimentação, hospedagem, lanches no caso da reunião ser prolongada

Segurança para garantir tranquilidade aos participantes
Recepção e transporte, se necessitar

Contatos com assessorias, se precisar e acompanhá-las

Preparação de pastas e materiais didáticos, se necessitar, dependendo do caráter da reunião se é mais de estudo ou de decisões práticas.

Definição de quem irá coordenar e secretariar a reunião. Nas reuniões rápidas que impossibilita esta preparação, deve-se como primeiro passo, definir quem coordenará a reunião.

Para cada atividade destas citadas ou outras que necessariamente surgirão, deve-se responsabilizar pessoas ou equipes para realizá-las, quanto mais distribuirmos as tarefas, maior será a participação e a capacitação das pessoas envolvidas.

Como realizar uma reunião

A reunião como vimos tem diferentes momentos. Podemos dizer que ela já inicia no momento da definição dos objetivos, muito tempo antes das pessoas se encontrarem sentadas em uma sala ou em outro lugar.

A realização da reunião trata-se deste momento do agrupamento das pessoas em um lugar determinado. Para facilitara explicação deste momento separamos por passos.

Recepcionar as pessoas

Geralmente as pessoas não chegam todas no mesmo momento, vão chegando aos poucos. Sendo um grupo conhecido, não há problema, pois as pessoas espontaneamente irão encontrar formas de integrarem-se e utilizar o tempo, enquanto aguardam o início da reunião. Mas se for um grupo de pessoas estranhas ainda não há um relacionamento franco, é natural que fiquem dispersas, por isso é importante que se constitua uma equipe para recepcioná-las e dar atenção antes de iniciar a reunião;

Fazer a abertura da reunião

A abertura deve ser uma cerimônia previamente preparada que se adapte ao ambiente e ao número de pessoas que participarão da reunião. Muitos classificam este momento como de mística, ou seja, é uma forma de trazer presente aspectos da realidade e da utopia que todos possam observar e sintonizar os sentidos em busca da unidade e da antecipação dos aspectos estratégicos que queremos alcançar.

A abertura pode seguir a seguinte divisão:

Animação inicial e mística

é o momento forte da abertura onde se movem os sentimentos e destaca-se o valor da alegria com o fundamental. Pode-se homenagear lideranças ou mártires, cantar o hino da organização ou o hino Nacional Brasileiro.

Apresentação dos objetivos da reunião

Neste momento é que são apresentados os objetivos da reunião. Se for uma reunião grande, deve-se pensar em compor mesa com diferentes pessoas, possivelmente hajam lideranças de outras organizações que poderiam utilizar a palavra. No caso de ser reuniões pequenas, basta que alguém faça a explicação rápida dos objetivos da reunião

Apresentação dos presentes

Se na reunião tivermos pessoas que não se conhecem é importante reservar um momento para que todos possam dizer seus nomes, de onde veem e o que fazem para tranquilizar e também para se criar uma identidade afetiva no grupo.

Se as reuniões são de pessoas conhecidas, pode-se reservar este momento para destacar aspectos das virtudes que cada um tem, do que gosta de fazer, do que fez durante a semana, expressar o que cada um vê no símbolo colocado à frente, declamar poesias espontaneamente, cantar, enfim, destacar qualidades das pessoas. Há grupos que se reúnem há anos e as pessoas não se conhecem e se espantam quando porventura veem algum membro despontar em uma atividade, pois ninguém acreditava ou não havia se dado conta destas qualidades escondidas.

Preparação e início das discussões

Após ter-se feito esta sessão de abertura, mais prolongada ou menos, de acordo com o caráter da reunião, dá-se início aos encaminhamentos para se fazer às discussões.

Apresentação dos pontos a serem discutidos

Isto somente pode acontecer se já tivermos coordenador escolhido e a pauta elaborada. Caso contrário deve-se escolher o coordenador e secretário e alinhar os pontos que serão discutidos.

A forma de apresentar os pontos de pauta, depende da capacidade e iniciativa do coordenador. Pode ser através da leitura dos pontos que estão impressos em uma folha, pode ser através de cartazes ou outras formas, o importante é fazer com que todos entendam o que vai ser discutido.

Aprovar a pauta, prever o tempo para cada ponto, e definir o horário do término da reunião.

O coordenador pode fazer algumas combinações com os presentes ou pedir para que os responsáveis pela segurança o façam, como horários, disciplina, cuidados e demais orientações.

Colocar cada ponto

O coordenador tem a tarefa de apresentar o ponto juntamente com os objetivos que se queira alcançar com esta discussão, estabelecer a forma metodológica da discussão, se será em plenária ou em grupos ou de outras formas. E inicia obedecendo a seguinte ordem.

Abre a discussão

Orienta para que as falas sejam feitas por ordem de inscrição limitando o tempo se for necessário.

O coordenador deve ficar atento para anotar as propostas de encaminhamentos que já vão sendo colocadas durante as falas.

Colocação e aprovação das propostas

Esgotado o tempo de discussão do ponto específico, o coordenador intervém colocando as propostas de encaminhamentos expressas por quem as colocou. Se são contraditórias, deve pedir para que os respectivos responsáveis esclareçam mais sobre o que significam e, na medida que estiver claro, coloca em aprovação; permanecendo a vontade da maioria. No caso de serem complementares, as propostas, o coordenador deve ter a habilidade de reunir em uma só, e encaminhar.

Distribuição de tarefas

Toda discussão deve dirigir-se para encaminhamentos concretos, e estes encaminhamentos exigem definições de atividades que poderão dar início a um novo planejamento ou então a simples execução de uma tarefa encerra o ciclo deste ponto da reunião. Podemos usar como exemplo: se a discussão concluir que se deve fazer uma mobilização de massas, significa que há necessidade de elaborar um plano com detalhes para que a mobilização aconteça, isto pode ser iniciado na reunião como também delegar para um grupo, elaborar o plano para ser discutido em uma próxima reunião. Mas se a discussão encaminhou para o fechamento do assunto, como por exemplo: pagar o aluguel da sede. É somente definir quem irá efetuar o pagamento.

Assim se procede com todos os pontos. Um a um ir sendo eliminado com os encaminhamentos devidos e com a distribuição das tarefas.

Encerramento da reunião

Para encerrar a reunião é importante que o coordenador estabeleça a seguinte ordem para que se tenha possibilidade de saber se a reunião valeu a pena.

Solicitar ao secretário que leia as conclusões

O secretário deve retomar os pontos, relatar as conclusões alcançadas e os responsáveis pelas tarefas. A forma de destaque das conclusões o coordenador pode estabelecer se é através de aplausos ou através de uma palavra de ordem etc.

O coordenador deve observar se os objetivos estão sendo atingido se alertar os participantes para que também observe este aspecto.

Avaliar a reunião

Pode-se reservar um breve momento para avaliar a reunião e recolher sugestões para a próxima.

Marcar a próxima reunião

Sendo um grupo organizado deve-se prever no caso de não se ter um calendário definido, a data e local da próxima reunião, ou então, alertar que será feito um convite posteriormente para que todos possam voltar a se reunir.

Encerrar a reunião

Sempre deve haver o encerramento da reunião. Este deve ser alegre e por isso a pessoa ou equipe encarregada deve assumir o comando de encerrar a reunião. Podendo entregar lembranças para cada participantes, cantar hinos, prever falas e discursos etc.

Uma reunião, na medida em que vai encerrando, é importante que deixe uma sensação de saudade em seus participantes para que sintam vontade de retornar na próxima.